Pokud je datová schránka zřízena ze zákona, odmítnout její zřízení nelze, jde o povinnost stanovenou zákonem. Od okamžiku zpřístupnění (aktivace) datové schránky je možné do ní ihned začít doručovat písemnosti. V případě, že s vámi bude chtít komunikovat jakýkoliv orgán veřejné moci, má dokonce zákonnou povinnost (pokud to mu nebrání jiné důvody) využít přednostně k doručení písemnosti datovou schránku, která je zřízena a zpřístupněna pro doručování.
Zákon sice přímo neukládá povinnost se do datové schránky přihlašovat, nicméně pokud tak podnikatel neučiní a nevyzvedne si zaslané datové zprávy do 10 dnů od jejich dodání, jsou tyto zprávy ze zákona považovány automaticky za doručené. Jde o tzv. doručení fikcí (obdobně jako u listinných zásilek), a to se všemi právními důsledky, které z toho mohou pro příjemce následně vyplynout.
Jak postupovat, pokud nemám počítač a přístup na internet
Jedním z možných řešení této situace může být určení osoby, které plně důvěřujete a která je schopna s datovou schránkou pracovat jako administrátor nebo jako pověřená osoba a přístup na internet a k počítači má.
Tato osoba pak bude mít přístup do vaší datové schránky a bude schopna (v závislosti na nastaveném oprávnění) se dostat ke všem vašim doručeným datovým zprávám a předat vám je buď jen vytištěné, nebo v případě potřeby právní použitelnosti daných zpráv v listinné podobě např. před úřady, i tzv. autorizovaně konvertované (úředně ověřené). Tato osoba by si také neměla zapomenout nastavit upozorňování na vaše nově dodané datové zprávy prostřednictvím emailu či SMS a provádět zálohování všech doručených datových ve formátu ZFO (uložené přílohy, včetně jejich obálky), nikoliv jen samostatných příloh.
Koho určíte jako pověřenou osobu či administrátora, je plně na vašem rozhodnutí, zákon toto nijak neomezuje. Pouze upozorňujeme, že tato osoba je pak schopna se schránkou pracovat v plném rozsahu, tedy např. odesílat dokumenty vaším jménem či jménem společnosti. Příjemcem jsou pak tyto zprávy považovány ze zákona za úkony provedené písemně a vámi podepsané. Je proto důrazně doporučeno, aby vztah mezi vámi (resp. vaší společností) a danou osobou byl ukotven ve smlouvě, definující povinnosti obou stran a sankce za jejich nedodržení.
V případě, pokud máte alespoň mobilní zařízení jako je chytrý telefon či tablet a máte možnost využít připojení k internetu na veřejných místech, pak pro vás může být také určité řešení využít přímo existující mobilní aplikace pro správu datové schránky na chytrém telefonu nebo tabletu či obsluhovat datovou schránku přímo přes webové rozhraní samotného systému datových schránek prostřednictvím webového prohlížeče svého mobilního zařízení. Tím se můžete vyhnout předání starosti s obsluhou datové schránky někomu jinému a budete mít vše plně pod svou kontrolou.
Potřebujete další tipy a triky na používání datové schránky? Stáhněte si zdarma příručku, kterou vypracovala Hospodářská komora České republiky.
Ke stažení příručka na datové schránky